3.1  PREPARAÇÃO DA CANDIDATURA DO PROJECTO

Regra geral, a preparação da candidatura de um projecto envolve:

• A formulação inicial do projecto;
• A criação do processo principal do projecto na Gestão Documental;
• A gestão das credenciais de acesso aos portais electrónicos.

Para além destas acções, a preparação da candidatura está condicionada, por um lado, à abertura prévia de um aviso de abertura de candidaturas a financiamento e, por outro, à decisão de aceitação por parte dos responsáveis pela unidade orgânica envolvida e à avaliação da viabilidade administrativa e financeira por parte dos responsáveis do i2a, no âmbito das competências delegadas que lhe forem atribuídas.

O fluxograma dos procedimentos relativos à preparação da candidatura do projecto encontra-se resumido na figura seguinte:

3.1.1. A Formulação Inicial do Projecto

A tramitação para esta fase, encontra-se definida no Despacho/SP/130/2015.

Normalmente, a candidatura tem por referência um aviso de abertura de candidatura/”Call” no contexto de um dos diversos programas Nacionais ou internacionais, em especial Europeus.

Assim, o reconhecimento, a difusão e partilha entre todos os membros do i2a e potenciais parceiros das múltiplas oportunidades de financiamento com potencial interesse, constituem aspectos importantes da acção do i2a. Tal poderá ser implementado sob diversas formas, nomeadamente, por comunicação regular de correio electrónico e através da página web do i2a.

Uma vez maturada a ideia, conforme a tramitação acima indicada, caberá ao Docente/Investigador Responsável (IR) formalizar a proposta de candidatura, através da Gestão Documental (GD), mediante o completo preenchimento do “Formulário de caracterização de projecto”, anexando toda a informação pertinente, nomeadamente: Aviso/”Call”, regulamentação específica aplicável, fundamentação/descrição técnica dos pressupostos indicados no formulário, comunicações e dados relevantes trocados com os parceiros, etc.

As UOE´s envolvidas equacionam, no âmbito da gestão dos recursos que lhes estão afectos e no contexto dos instrumentos de gestão em vigor no Politécnico de Coimbra, as necessidades, os méritos, a pertinência e a viabilidade do proposto, informando quanto à sua aceitação, recusa ou sugerindo reformulação.

Ao i2a cabe, no mesmo espírito, aferir da exequibilidade do projecto na óptica da respectiva gestão administrativa e financeira.

3.1.2. Criação do Processo Principal do Projecto na Gestão Documental

O i2a criará na GD um processo principal, de natureza genérica, exclusivo para a gestão do projecto, que funcionará como um repositório, de toda a documentação relativa ao mesmo, a ser utilizado por todos os serviços, investigadores e técnicos intervenientes, sob 2 formas:

• Alocação ao processo de todos os documentos simples, em separador temático por defeito; o processo comportará os separadores:
  • Candidatura;
  • Aprovação;
  • Reprogramações;
  • Execução;
  • Contratação pública;
  • Acompanhamento e controlo;
  • Relatórios.
• Relacionando, com o mesmo, todos os processos secundários a ele associados, como sejam, processos de aquisição de bens e serviços, contratação de bolseiros.

3.1.3. Gestão das Credenciais de Acesso aos Portais Electrónicos

A gestão das credenciais de acesso aos Portais Electrónicos e plataformas de submissão de candidaturas utilizadas pelas Entidades financiadoras é da competência partilhada do i2a  e dos SP através, respectivamente, do Director do i2a e do Administrador do IPC.

A atribuição de acessos individuais, a investigadores, técnicos e entidades externas, insere-se no âmbito da gestão acima indicada, sendo que:

• No caso dos portais “BALCÃO2020” e PCT da FCT, a função de administração dos acessos está consignada ao Administrador do Politécnico de Coimbra e, no caso do Balcão2020, também ao Director do i2a. O pedido de acesso deverá ser formulado/encaminhado pelo IR, pelo responsável da UO (ou pelo i2a no caso do PCT), com a indicação do perfil pretendido, NIF e endereço de correio electrónico do novo
• No caso do portal ECAS do Horizonte2020, a função de LEAR (Legal Entity Appointed Representative) está consignada no Director do i2a, devendo todas as situações de atribuição de perfis organizacionais (LSIGN – legal signatory e FSIGN – financial signatory e de Account administrator) ser-lhe dirigida, fundamentadamente, indicando-se o respectivo endereço de correio electrónico.